Com os números certos no momento certo para as decisões empresariais certas

Um PMS moderno deve conseguir responder a muito mais do que a taxa de ocupação básica: de que mercados provêm os hóspedes, a sua estrutura por grupo etário, quantos viajam com crianças, com quanto de antecedência reservam, quanto tempo ficam, por que canais reservam e que tipo de alojamento escolhem. Deve também mostrar como estes indicadores mudam ao longo do tempo e por dia da semana — por exemplo, se as sextas-feiras vendem sistematicamente mais do que as quartas-feiras.

Se obter uma resposta exige exportar dados e construir uma folha de cálculo, a informação chega tarde de mais para agir sobre ela. Preços, políticas de cancelamento, regras de pagamento antecipado e restrições de estadia mínima precisam de ser ajustados no momento certo, e um relatório que demora dias a produzir muitas vezes significa que a janela de preços que deveria informar já fechou quando chega.

Com quanta antecedência os hóspedes reservam molda diretamente quão agressivamente pode ajustar tarifas e restrições. Um mercado que reserva com dois meses de antecedência comporta-se de forma diferente de um que reserva de última hora, e um PMS que acompanha a antecedência de reserva por mercado e grupo etário permite definir políticas de pagamento antecipado e regras de estadia mínima ajustadas ao comportamento real dos hóspedes, em vez de uma regra genérica para todos.

O comportamento de cancelamento varia consoante a proximidade da chegada em que o hóspede cancela em relação à data de reserva, e esse padrão difere por mercado e grupo etário. Saber isto permite definir políticas de cancelamento e de pagamento antecipado que protegem a receita nos segmentos de maior risco, sem restringir excessivamente os hóspedes que mantêm as suas reservas com fiabilidade, em vez de aplicar uma política uniforme a todas as reservas.

O RevPAR (Receita por Quarto Disponível) é o produto da taxa de ocupação pela tarifa média noturna, pelo que o mesmo valor de RevPAR pode esconder histórias muito diferentes: ocupação elevada a uma tarifa reduzida, ou ocupação baixa a uma tarifa premium. Acompanhar como esta correlação muda entre a pré-época e a época alta mostra qual a alavanca — preço ou ocupação — que está realmente a impulsionar a receita em cada momento.

A receita líquida de um gestor de multipropriedade precisa de subtrair as taxas pagas aos proprietários da receita bruta de cada propriedade, e depois comparar as propriedades por tipo, localização, conteúdo e categorização, em vez de as tratar como um total único. Sem esta desagregação, uma propriedade com bom desempenho pode disfarçar uma mais fraca, e as decisões ao nível do portefólio acabam por assentar numa média que não descreve nenhuma propriedade em particular.

Sim, um PMS concebido para relatórios ad-hoc deve permitir combinar filtros como mercado, grupo etário, duração da estadia, antecedência de reserva e comodidades da propriedade numa única consulta em poucos cliques, em vez de pedir uma exportação personalizada à equipa de TI. Por exemplo, filtrar hóspedes de um país e faixa etária que ficaram um número mínimo de noites e reservaram vários meses de antecedência.