Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica (fatturazione elettronica) tramite il Sistema di Interscambio (SdI) è obbligatoria per tutte le transazioni B2B italiane, e dal luglio 2022 si applica anche alla maggior parte delle transazioni B2C nel settore hospitality. Per i fornitori di alloggi, ciò significa che ogni fattura — da un soggiorno di una notte a una prenotazione di gruppo corporate — deve essere trasmessa attraverso SdI prima di essere legalmente valida.
Questa guida spiega esattamente come funziona SdI per hotel e affitti vacanze, e come automatizzarlo completamente.
Cos'è SdI?
Il Sistema di Interscambio è l'infrastruttura di e-invoicing gestita dal governo italiano, amministrata dall'Agenzia delle Entrate. Tutte le fatture elettroniche devono essere trasmesse attraverso SdI in formato XML (FatturaPA), ricevere un numero di protocollo univoco e essere conservate per 10 anni.
SdI agisce da intermediario: l'emittente (la tua struttura) invia la fattura XML a SdI, che la valida e la consegna al codice fiscale o partita IVA del destinatario (ospite o azienda).
FatturaPA XML — Cosa Contiene
Ogni fattura SdI deve includere:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Codice Fiscale / P.IVA | Il codice fiscale italiano della tua struttura |
| Codice Destinatario SDI | Codice a 7 cifre per B2B, ZZZZZZZ per B2C |
| Numero fattura progressivo | Unico sequenziale per anno |
| Aliquota e importo IVA | Per voce |
| Descrizione del servizio | Alloggio, colazione, extra |
| Metodo di pagamento | Bonifico, contanti, carta |
| Data di trasmissione | Deve corrispondere o precedere la data del servizio |
Un PMS che genera automaticamente XML FatturaPA elimina il passaggio più soggetto a errori nel processo SdI.
Il Flusso di Invio
- **Fattura creata** nel PMS al checkout o alla fatturazione
- **XML FatturaPA generato** automaticamente dal PMS
- **Trasmesso a SdI** tramite connessione API certificata
- **SdI valida** l'XML (formato, codici fiscali, aliquote IVA)
- **Numero di protocollo assegnato** — conferma di ricezione
- **Consegnato al destinatario** (email ospite o codice SDI azienda)
- **Archiviato nell'archivio Nokumo** per la conservazione obbligatoria di 10 anni
L'intero processo dalla creazione della fattura alla conferma del protocollo dovrebbe richiedere meno di 5 secondi in un sistema correttamente integrato.
Errori SdI Comuni e Come Evitarli
**Errore 00001 — Schema non valido:** Errore di struttura XML. Causato da fatture modificate manualmente o versioni PMS obsolete. Si risolve utilizzando un PMS che genera automaticamente FatturaPA valido.
**Errore 00100 — Numero fattura duplicato:** Numeri fattura sequenziali saltati o riutilizzati. Un PMS gestisce automaticamente la numerazione sequenziale.
**Errore 00404 — Codice fiscale non trovato:** Codice fiscale dell'ospite non corretto o non presente nell'Anagrafe Tributaria. Per le fatture B2C, utilizzare ZZZZZZZ come codice destinatario evita questo problema.
**Errore 00500 — Servizio non disponibile:** Interruzione del sistema SdI. Un PMS dovrebbe mettere in coda le fatture e riprovare automaticamente durante le interruzioni SdI (che riguardano tutti i provider allo stesso modo).
Fatture Ospiti B2C — Scontrino vs Fattura
Per gli ospiti individuali (B2C), i fornitori di alloggi hanno due opzioni: - **Scontrino fiscale:** Più semplice, per ospiti che non necessitano di fattura per note spese - **Fattura elettronica B2C:** Fattura SdI completa, richiesta se l'ospite fornisce il proprio codice fiscale
La maggior parte dei PMS hospitality offre entrambe le opzioni al checkout. All'ospite viene chiesto se necessita di una fattura formale o di uno scontrino.
Automatizzare SdI in Nokumo
Nokumo gestisce l'intero flusso di lavoro SdI senza passaggi manuali:
- Fattura creata al checkout — aliquote IVA applicate automaticamente (10% alloggio, 22% extra)
- XML FatturaPA generato e trasmesso a SdI
- Numero di protocollo ricevuto e memorizzato sulla prenotazione
- L'ospite riceve il PDF fattura via email
- Fattura archiviata nell'archivio decennale di Nokumo, ricercabile per data, ospite o numero di protocollo
Durante le interruzioni SdI (rare ma documentate), Nokumo mette in coda le fatture e riprova automaticamente. Nessun intervento manuale richiesto.
Sanzioni per Non Conformità
L'Agenzia delle Entrate emette sanzioni per la non conformità SdI: - **Trasmissione tardiva (oltre 12 giorni):** Sanzione da €250 a €2.000 - **Aliquota IVA errata:** 90% della differenza IVA dovuta - **Fattura mancante:** 90–180% dell'IVA dovuta, più esposizione penale per violazioni ripetute
Per una struttura che elabora 1.000+ fatture all'anno, i processi SdI manuali creano un rischio di conformità sostanziale. L'automazione non è opzionale — è l'unico percorso pratico.