Seit dem 1. Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung (fatturazione elettronica) über das Sistema di Interscambio (SdI) für alle italienischen B2B-Transaktionen verpflichtend, und seit Juli 2022 gilt dies auch für die meisten B2C-Transaktionen in der Hotellerie. Für Beherbergungsbetriebe bedeutet das: Jede Rechnung — von der Ein-Nacht-Übernachtung bis zur Firmen-Gruppenbuchung — muss über SdI übermittelt werden, bevor sie rechtsgültig ist.
Dieser Leitfaden erklärt genau, wie SdI für Hotels und Ferienwohnungen funktioniert und wie Sie den Prozess vollständig automatisieren.
Was ist SdI?
Das Sistema di Interscambio ist Italiens staatlich betriebene E-Invoicing-Infrastruktur, verwaltet von der Agenzia delle Entrate (der italienischen Steuerbehörde). Alle elektronischen Rechnungen müssen im XML-Format (FatturaPA) über SdI übermittelt werden, erhalten eine eindeutige Protokollnummer und werden 10 Jahre lang archiviert.
SdI fungiert als Vermittler: Der Aussteller (Ihr Betrieb) reicht die XML-Rechnung bei SdI ein, das System prüft sie und stellt sie anhand der Steuernummer oder USt-IdNr. des Empfängers (Gast oder Unternehmen) zu.
FatturaPA-XML — der Inhalt
Jede SdI-Rechnung muss Folgendes enthalten:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Codice Fiscale / P.IVA | Die italienische Steuernummer Ihres Betriebs |
| SDI-Empfängercode (Codice Destinatario) | 7-stelliger Code für B2B, ZZZZZZZ für B2C |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Pro Jahr eindeutig fortlaufend |
| IVA-Satz und -Betrag | Pro Rechnungsposition |
| Leistungsbeschreibung | Beherbergung, Frühstück, Nebenleistungen |
| Zahlungsart | Bonifico (Überweisung), Bar, Karte |
| Übermittlungsdatum | Muss mit dem Leistungsdatum übereinstimmen oder davor liegen |
Ein PMS, das FatturaPA-XML automatisch generiert, eliminiert den fehleranfälligsten Schritt im SdI-Prozess.
Der Übermittlungsablauf
- **Rechnung erstellt** im PMS beim Check-out oder in der Abrechnung
- **FatturaPA-XML generiert** automatisch durch das PMS
- **Übermittlung an SdI** über eine zertifizierte API-Verbindung
- **SdI prüft** das XML (Format, Steuercodes, IVA-Sätze)
- **Protokollnummer vergeben** (numero di protocollo) — Empfangsbestätigung
- **Zustellung an den Empfänger** (Gast-E-Mail oder SDI-Code des Unternehmens)
- **Archivierung im Nokumo-Archiv** für die vorgeschriebene 10-jährige Aufbewahrungsfrist
Der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Protokollbestätigung sollte in einem korrekt integrierten System unter 5 Sekunden dauern.
Häufige SdI-Fehler und wie Sie sie vermeiden
**Fehler 00001 — Schema ungültig:** XML-Strukturfehler. Verursacht durch manuell bearbeitete Rechnungen oder veraltete PMS-Versionen. Lösung: ein PMS, das gültiges FatturaPA automatisch generiert.
**Fehler 00100 — Doppelte Rechnungsnummer:** Fortlaufende Rechnungsnummern wurden übersprungen oder erneut verwendet. Ein PMS verwaltet die fortlaufende Nummerierung automatisch.
**Fehler 00404 — Steuercode nicht gefunden:** Der codice fiscale des Gastes ist falsch oder nicht in der Anagrafe Tributaria registriert. Bei B2C-Rechnungen vermeidet die Verwendung von ZZZZZZZ als Empfängercode dieses Problem.
**Fehler 00500 — Dienst nicht verfügbar:** Ausfallzeit des SdI-Systems. Ein PMS sollte Rechnungen bei SdI-Ausfällen (die alle Anbieter gleichermaßen betreffen) in eine Warteschlange stellen und automatisch erneut versuchen.
B2C-Gastrechnungen — Scontrino vs. Fattura
Für Einzelgäste (B2C) haben Beherbergungsbetriebe zwei Optionen: - **Scontrino fiscale (Kassenbeleg):** Einfacher, für Gäste, die keine Rechnung für Spesenabrechnungen benötigen - **Fattura elettronica B2C:** Vollständige SdI-Rechnung, erforderlich, wenn der Gast seinen codice fiscale angibt
Die meisten PMS-Systeme in der Hotellerie bieten beim Check-out beide Optionen an. Der Gast wird gefragt, ob er eine formelle fattura oder einen scontrino benötigt.
SdI-Automatisierung mit Nokumo
Nokumo übernimmt den gesamten SdI-Workflow ohne manuelle Schritte:
- Rechnung wird beim Check-out erstellt — IVA-Sätze werden automatisch angewendet (10 % Beherbergung, 22 % Nebenleistungen)
- FatturaPA-XML wird generiert und an SdI übermittelt
- Protokollnummer wird empfangen und der Reservierung zugeordnet gespeichert
- Gast erhält die Rechnung als PDF per E-Mail
- Rechnung wird im 10-jährigen Nokumo-Archiv gespeichert, durchsuchbar nach Datum, Gast oder Protokollnummer
Bei SdI-Ausfällen (selten, aber dokumentiert) stellt Nokumo Rechnungen in eine Warteschlange und wiederholt den Versuch automatisch. Kein manueller Eingriff erforderlich.
Strafen bei Nichteinhaltung
Die Agenzia delle Entrate verhängt Strafen bei Nichteinhaltung der SdI-Vorschriften: - **Verspätete Übermittlung (mehr als 12 Tage):** Bußgeld von 250–2.000 € - **Falscher IVA-Satz:** 90 % der geschuldeten IVA-Differenz - **Fehlende Rechnung:** 90–180 % der geschuldeten IVA, zusätzlich strafrechtliche Konsequenzen bei wiederholten Verstößen
Für einen Betrieb mit mehr als 1.000 Rechnungen pro Jahr bergen manuelle SdI-Prozesse ein erhebliches Compliance-Risiko. Automatisierung ist keine Option, sondern der einzig praktikable Weg.