Sinds 1 januari 2019 is elektronisch factureren (fatturazione elettronica) via het Sistema di Interscambio (SdI) verplicht voor alle Italiaanse B2B-transacties, en sinds juli 2022 geldt dit ook voor de meeste B2C-transacties in de horeca. Voor accommodatieverstrekkers betekent dit dat elke factuur — van een verblijf van één nacht tot een groepsboeking van een bedrijf — via SdI moet worden verzonden voordat deze juridisch geldig is.
Deze gids legt exact uit hoe SdI werkt voor hotels en vakantieverhuurders, en hoe u het volledig kunt automatiseren.
Wat is SdI?
Het Sistema di Interscambio is de door de Italiaanse overheid beheerde e-factureringsinfrastructuur, beheerd door de Agenzia delle Entrate (Italiaanse Belastingdienst). Alle elektronische facturen moeten via SdI in XML-formaat (FatturaPA) worden verzonden, een uniek protocollnummer ontvangen en gedurende 10 jaar worden bewaard.
SdI fungeert als intermediair: de uitgevende partij (uw accommodatie) dient de XML-factuur in bij SdI, dat deze valideert en aflevert aan de fiscale code of het BTW-nummer van de ontvanger (gast of bedrijf).
FatturaPA XML — wat het bevat
Elke SdI-factuur moet het volgende bevatten:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Codice Fiscale / P.IVA | Italiaans belastingnummer van uw accommodatie |
| SDI-ontvangstcode (Codice Destinatario) | 7-cijferige code voor B2B, ZZZZZZZ voor B2C |
| Volgnummer factuur | Uniek en opeenvolgend per jaar |
| IVA-tarief en -bedrag | Per regelitem |
| Dienstomschrijving | Overnachting, ontbijt, extra's |
| Betaalwijze | Bonifico, contant, kaart |
| Verzenddatum | Moet overeenkomen met of voorafgaan aan de servicedatum |
Een PMS dat FatturaPA XML automatisch genereert, elimineert de meest foutgevoelige stap in het SdI-proces.
De indieningsprocedure
- **Factuur aangemaakt** in het PMS bij uitchecken of facturering
- **FatturaPA XML automatisch gegenereerd** door het PMS
- **Verzonden naar SdI** via gecertificeerde API-verbinding
- **SdI valideert** de XML (formaat, fiscale codes, IVA-tarieven)
- **Protocollnummer toegewezen** (numero di protocollo) — ontvangstbevestiging
- **Afgeleverd aan ontvanger** (e-mail gast of SDI-code bedrijf)
- **Opgeslagen in Nokumo-archief** voor verplichte bewaring gedurende 10 jaar
Het gehele proces van factuurcreatie tot protocolbevestiging duurt in een goed geïntegreerd systeem minder dan 5 seconden.
Veelvoorkomende SdI-fouten en hoe u deze vermijdt
**Fout 00001 — Schema niet geldig:** XML-structuurfout. Veroorzaakt door handmatig bewerkte facturen of verouderde PMS-versies. Opgelost door een PMS te gebruiken dat automatisch geldige FatturaPA genereert.
**Fout 00100 — Dubbel factuurnummer:** Opeenvolgende factuurnummers overgeslagen of hergebruikt. Een PMS beheert de opeenvolgende nummering automatisch.
**Fout 00404 — Fiscale code niet gevonden:** Codice fiscale van de gast onjuist of niet aanwezig in de Anagrafe Tributaria. Voor B2C-facturen vermijdt u dit door ZZZZZZZ als ontvangstcode te gebruiken.
**Fout 00500 — Service niet beschikbaar:** SdI-systeem offline. Een PMS moet facturen in de wachtrij plaatsen en automatisch opnieuw proberen tijdens SdI-storingen (die alle aanbieders gelijkelijk treffen).
B2C-gastfacturen — Scontrino vs. Fattura
Voor individuele gasten (B2C) hebben accommodatieverstrekkers twee opties: - **Scontrino fiscale (fiscaal kassabonnetje):** Eenvoudiger, voor gasten die geen factuur nodig hebben voor declaraties - **Fattura elettronica B2C:** Volledige SdI-factuur, vereist als de gast zijn codice fiscale verstrekt
De meeste horeca-PMS-systemen bieden beide opties bij het uitchecken. De gast wordt gevraagd of hij een formele fattura of een scontrino nodig heeft.
SdI automatiseren in Nokumo
Nokumo verwerkt de volledige SdI-workflow zonder handmatige stappen:
- Factuur aangemaakt bij uitchecken — IVA-tarieven automatisch toegepast (10% overnachting, 22% extra's)
- FatturaPA XML gegenereerd en verzonden naar SdI
- Protocollnummer ontvangen en opgeslagen bij de reservering
- Gast ontvangt factuur-PDF per e-mail
- Factuur opgeslagen in Nokumo's 10-jarig archief, doorzoekbaar op datum, gast of protocollnummer
Tijdens SdI-storingen (zeldzaam, maar gedocumenteerd) plaatst Nokumo facturen in de wachtrij en probeert automatisch opnieuw. Geen handmatige tussenkomst vereist.
Boetes bij niet-naleving
De Agenzia delle Entrate legt boetes op bij niet-naleving van SdI: - **Te late indiening (na 12 dagen):** boete van €250–2.000 - **Onjuist IVA-tarief:** 90% van het verschuldigde IVA-verschil - **Ontbrekende factuur:** 90–180% van de verschuldigde IVA, plus strafrechtelijke blootstelling bij herhaalde overtredingen
Voor een accommodatie die 1.000+ facturen per jaar verwerkt, creëren handmatige SdI-processen een aanzienlijk nalevingsrisico. Automatisering is geen optie — het is de enige praktische weg.